MS OneNote 2016
Deze training is ontwikkeld voor MS Office 2016 gebruikers die de mogelijkheden van MS OneNote 2016 willen ontdekken.
Bekijk training
Handleiding voor het gebruik van Microsoft OneNote
Wanneer u Microsoft Office gebruikt zult u ook regelmatig werken met de bekende programma’s als Word, Excel en Powerpoint. Maar wellicht is Microsoft OneNote voor u nog niet zo bekend. Om hier toch meer over te weten te komen hebben we dit artikel samengesteld met meer praktische informatie bij het gebruik van Microsoft OneNote.
Microsoft OneNote is bij uitstek geschikt voor het beter inrichten van uw notities binnen uw bedrijf. Bij de investering van Microsoft OneNote voor uw bedrijf zult u merken dat er meer kennis wordt gedeeld. Het digitale notitieblok voor uw bedrijf stimuleert creativiteit binnen uw team en zal samen met de overige Microsoft Office tools een complete oplossing zijn.
Wat is OneNote?
Oorspronkelijk is Microsoft OneNote ontwikkeld met als doel het maken van notities en of aantekeningen. Omdat uw medewerkers individueel als ook binnen projecten aantekeningen digitaal kunnen delen is het ideaal om nieuwe ideeën goed te visualiseren. Nu is Microsoft OneNote een gratis, platform onafhankelijk digitaal notitieblok dat voor iedereen beschikbaar is.
Met deze handige toepassing kunt u dus eenvoudig en op ieder moment aantekeningen maken. Maar ook het organiseren van informatie als ook het beheren hiervan is met deze app goed toe te passen. In feite kunt u alle inhoud van verschillende notities in verschillende notitieblokken en pagina’s met secties sorteren. Ideaal dus voor het meer in detail uitwerken van ideeën binnen teams.
OneNote gaat niet alleen over informatie vanuit “platte tekst”. Microsoft OneNote zal ook content als afbeeldingen, video, audio, gescande documenten en meer. Gebruikers kunnen zelfs webpagina’s opslaan en deze naar de OneNote-bibliotheek sturen om ze later te verwerken.
Tip: Schermafdruk maken en invoegen
Wil je even snel een schermafduk maken en direct versturen naar OneNote? Gebruik de toetscombinatie Windowstoets + N en verstuur je schermlayout naar OneNote.
Het verschil met Microsoft Word is dat OneNote de nadruk legt op echte aantekeningen. Dat betekent dat u wel toegang moet hebben tot een digitale pen of touchscreen. Daarmee kunt u zelfs met de hand geschreven teksten opslaan in OneNote.
Microsoft Word is ook meer beperkend als het gaat om het bewerken van de inhoud. In OneNote kunnen gebruikers pagina’s en secties verslepen en delen zonder zich zorgen te maken over de opmaak.
Ook is het mogelijk om met Microsoft OneNote de notities van het bedrijf te centraliseren. Hierdoor wordt een meer bedrijfsbrede samenwerking gestimuleerd en kunnen ideeën beter worden uitgewerkt. Iedereen in uw bedrijf heeft toegang tot OneNote vanaf zijn of haar werkplek.
OneNote is perfect voor organisaties met veel bewegende doelen. Omdat het proces van idee tot oplossing door meerdere personen kan worden gevolgd zal ook het draagvlak en de uitwerking worden verbeterd. Er kunnen verschillende autorisaties worden ingesteld vanuit de software waardoor extra gevoelige gegevens worden beschermd, denk hierbij aan financiële informatie en of wettelijke verplichtingen.
Kortom OneNote is voor iedere functie beschikbaar en kan met inachtneming van privacy gevoelige informatie op een goede manier worden ingericht.
Integratie van Microsoft OneNote met andere toepassingen
Een van de beste kenmerken van Microsoft OneNote is het feit dat het ook met andere Microsoft producten is te integreren. Dit is vooral handig voor bedrijven die al gebruik maken van bijvoorbeeld de Microsoft Office 365 programma’s als bijvoorbeeld Word, Excel, Outlook, Powerpoint.
Veel informatie wordt vanuit de bekende Office toepassingen op eenvoudige manier geïntegreerd met OneNote. Zo kunt u bijvoorbeeld een Word document naar OneNote versturen waardoor een ieder binnen het bedrijf hier toegang tot krijgt en opmerkingen kan geven. Maar dit kan natuurlijk ook met een Powerpoint presentatie of een Excel overzicht. Ook de integratie van OneNote met bijvoorbeeld Outlook is professioneel georganiseerd. Wanneer er een vergadering is gemaakt is het mogelijk om deze direct te integreren met OneNote voor bijvoorbeeld de notule met alle opmerkingen en acties.
Zelfs externe programma’s werken goed met OneNote. U kunt Siri op uw Mac of iPhone vragen om een notitie op te stellen terwijl u deze dicteert. Maar ook video en geluidsfragmenten kunnen volledig worden geïntegreerd met OneNote. Microsoft OneNote is zelfs zo slim dat teksten in afbeeldingen worden herkent.
Betere samenwerking door professioneel gebruik van OneNote binnen uw organisatie.
Om de productiviteit van uw organisatie met behulp van de uitgebreide Microsoft Office toepassingen te optimaliseren is kennis door training noodzakelijk. Waarschijnlijk maakt u al enige tijd gebruik van deze tools maar is de onderlinge samenwerking tussen deze tools en in het bijzonder met Microsoft OneNote minder bekend.
Om hier als bedrijf toch optimaal gebruik van te kunnen maken waardoor de productiviteit als ook professionaliteit van uw bedrijf zal verbeteren is het wellicht tijd om ons in te schakelen. Wij kunnen uw huidige kennis meten en daar waar verbeteringen mogelijk zijn gerichte training geven. Op deze manier zullen wij het gebruik van Office 365 dusdanig verbeteren dat uw organisatie nog slagvaardiger wordt.
We bieden zowel maat als standaard training aan voor bedrijven die hun gebruik van Microsoft tools willen verbeteren. We willen dat uw team van medewerkers de kennis heeft om hun tijd en energie nog beter te optimaliseren.
Wat zit er nu in de premium mogelijkheden van OneNote?
Het is belangrijk om op te merken dat niet alle functies binnen de gratis versie van OneNote beschikbaar worden gesteld. Zo zal er alleen een gratis 32-bits versie kunnen worden geïnstalleerd op Windows 10 en zal deze versie ook meer beperkt zijn dan de versie in een betaald abonnement van Office 365 en of Office 2019. Belangrijke voorbeelden zijn onder andere het kunnen opnemen van audio of het bijhouden van de historie van bestanden.
Er zijn zowel positieve als negatieve kanten aan de gratis en betaalde OneNote opties. De gratis app is nog steeds beschikbaar voor alle digitale apparaten, van telefoons, tablets tot desktop computers. Deze versie is een eenvoudig en gebruiksvriendelijk. De Mac versie van OneNote is wel minder uitgebreid dan de versie van Windows.
Voor organisaties met meer complexe behoeften is de betaalde OneNote ideaal. Deze versie kan worden gebruikt om meer gedetailleerde gegevens bij te houden van alle projecten in het bedrijf.
Zorg ervoor dat uw medewerkers goed getraind zijn voor Microsoft OneNote
Over werknemers gesproken, vergeet niet dat de enige manier om het beste uit Microsoft OneNote te halen is als ze weten hoe ze het goed kunnen gebruiken. Daarom kan een goede training erg waardevol zijn.
Als gevolg daarvan zullen uw medewerkers meer kennis hebben en in staat zijn om dingen gedaan te krijgen op een consistente basis. U zult dankbaar zijn voor de verhoogde productiviteit binnen uw bedrijf.
