10 Microsoft Project Tips voor Beginners

10 Microsoft Project Tips voor Beginners

Microsoft Project is een krachtig en nuttig programma om uw projectbeheer naar een hoger niveau te tillen. Maar het kan overweldigend zijn als u voor het eerst met de software begint. Na het lezen van deze blogpost hopen we dat u meer vertrouwen zult hebben in uw werk met Microsoft Project! Hier zijn 10 tips die u op weg zullen helpen.

Wat is Microsoft Project?

Projectbeheer is een ingewikkeld proces. U moet taken, resources, deadlines en andere details bijhouden voor al uw projecten.

Microsoft Project helpt u de complexiteit van projectplanning en -controle te beheren met krachtige functies die gemakkelijk te gebruiken zijn. Het helpt u in enkele minuten duidelijke projectplanningen of ‘Gantt Charts’ te maken, zodat u de voortgang met één druk op de knop grafisch kunt rapporteren. Het is dus zowel geschikt voor het plannen als het controleren van uw projecten.

 

Met Microsoft Project software is het beheren van complexe projecten eenvoudiger dan ooit tevoren! Met deze gebruiksvriendelijke oplossing kunt u automatisch gedetailleerde planningen of Gantt-diagrammen maken door binnen enkele seconden basisinformatie over elke taak in te voeren! 

Ook de rapportage over de projectstatus was nog nooit zo eenvoudig. Klik op een paar knoppen en u krijgt direct een grafische voorstelling van de stand van zaken zonder dat er giswerk aan te pas komt! En als er iets niet volgens plan verloopt? Geen probleem wij helpen u graag verder met onze Microsoft Project trainingen.

1. Bepaal de startdatum van het project 

microsoft project startdatumHet eerste wat u moet doen wanneer u een project start met Microsoft Project, is de startdatum van uw project zo nauwkeurig mogelijk bepalen, en ook een einddatum voor uw project instellen. Deze data zullen in het hele programma worden gebruikt om u te helpen taken en voortgang van allerlei aard beter bij te houden! 

Belangrijk: zorg ervoor dat uw startdatum valt nadat alle taken die u zult moeten voltooien om het project te starten zijn voltooid.

  • Als u niet zeker weet wanneer uw project moet beginnen, probeer dan de “start nu” knop te gebruiken en pas aan indien nodig. Dit kan u helpen een beter idee te krijgen van hoe lang uw hele project zal duren.
  • Een project overhaasten leidt vaak tot fouten en vergissingen, dus zorg ervoor dat je het niet opstart voordat de taken klaar zijn! Beter veilig dan spijt 🙂
  • Als je project eenmaal begonnen is, wacht dan tot alle teamleden aan hun taken gewerkt hebben voor minstens de helft van de duur van die individuele taken, voordat je begint met het opnieuw toewijzen van taken. Zo weet u zeker dat iedereen op de hoogte is en op één lijn zit voordat er wijzigingen worden aangebracht!
  • U kunt ook het “taak inspecteur” venster gebruiken om te controleren hoe ver uw teamleden zijn met het voltooien van hun taken. Dit kan handig zijn als u niet zeker weet of iemand zijn taken heeft afgerond.

2. Wijzig de standaard taakinstelling in automatisch gepland

Wanneer u voor het eerst een taak aanmaakt, is de standaardinstelling “handmatig gepland”. Dit betekent dat u zelf bepaalt wanneer de taak begint en eindigt. Er kunnen echter momenten zijn waarop u wilt dat Microsoft Project de taak automatisch voor u plant. Om dit te doen, gaat u naar uw gewenste taak, klikt u er met de rechtermuisknop op, en kiest u vervolgens “plannen”. 

  • Dit kan vooral nuttig zijn wanneer u middelen gebruikt die specifieke begin- en eindtijden hebben, die misschien niet perfect in uw planning passen. Als u bijvoorbeeld iemand inhuurt met een part-time contract om een aantal uren per week aan sommige van uw taken te werken, of apparatuur gebruikt met vaste werktijden gedurende de dag, dan kunt u deze optie inschakelen.
  • Als er een specifieke taak is die op hetzelfde moment zal plaatsvinden als een andere taak op uw projectplan. Maar die niet afhankelijk is van die andere taak en dus onafhankelijk kan worden uitgevoerd van het al dan niet succesvol afronden ervan. Gebruik dan “automatisch plannen” zodat ze elkaar niet overlappen!

automatisch gepland

3. Bepaal uw projectkalender

Om ervoor te zorgen dat uw project op schema blijft, kunt u er een kalender voor maken! 

  • Zodra uw startdatum en einddatum zijn ingesteld, gaat u naar “Bestand” bovenaan in Microsoft Project. Klik dan op “opties” en dan op het tabblad “kalenders”. Hier selecteert u de juiste kalenders voor uw project. 
  • U kunt er ook voor kiezen om Microsoft Project automatisch data te laten aanpassen die in weekeinden en op feestdagen vallen, wat handig kan zijn als u van plan bent om tijdens die tijden te werken.
  • Kies het type kalender (Amerikaans of Europees) op basis van wat het meest gebruikelijk is in uw land! 
  • Als u klaar bent met het instellen van uw kalender, klikt u op “ok”.
  • Wanneer u de kalenders voor uw project definieert, zorg er dan voor dat u voldoende tijd tussen de verschillende taken laat. Zo niet, dan kunnen sommige taken elkaar overlappen en voor problemen zorgen! 
  • U wilt niet aan een taak beginnen voordat zijn voorganger klaar (of begonnen) is, anders zou dit kunnen leiden tot problemen in de toekomst. Tip: Als u een taak begint voordat zijn voorganger klaar is, verander dan gewoon de “start” datum, zodat ze elkaar niet overlappen! 

projectkalender

4. Maak een volledige lijst van taken

Om er zeker van te zijn dat u een duidelijk idee heeft van wat er gedaan moet worden en in welke volgorde, maakt u een lijst! 

  • Een goede manier om dit te doen is door gebruik te maken van de “takenblad” optie van Microsoft Project. Dit kan helpen om uw hele project op te delen in beheersbare brokken, zodat het voor u (en anderen) gemakkelijker te begrijpen is. 
  •  Om een taakblad te maken, ga naar “Bestand” bovenaan in Microsoft Project, klik dan op “nieuw” en selecteer “taakblad”. 
  • Geef uw taakblad een naam, definieer dan uw taken en hun respectievelijke begin/einddata. 
  • U kunt de informatie ook opsplitsen in subtaken en elke subtaak een naam geven die u helpt te begrijpen wat er voor die specifieke taak moet worden gedaan! 

5. Wijs eerst GEEN taakdata of -duur toe

U wilt geen taak data of duur toewijzen voordat u volledig hebt gedefinieerd uw taken!  

  • Dit helpt verwarring te voorkomen, omdat de begin- en einddatum van elke individuele taak van invloed kunnen zijn op wat er wanneer gebeurt. 
  • Een goede vuistregel is om taken een geschatte duur in uren te geven, en die later aan te passen aan hoe lang ze werkelijk duren. 
  • U kunt ook de automatische planningsfunctie van Microsoft Project gebruiken (hierboven beschreven), zodat het programma uw taken automatisch voor u plant! 

6. WBS (work breakdown structure) maken met inspringen en uitlijnen

Maak een WBS met inspringen en uitlijnen door tekst te selecteren en vervolgens op de tab-toets te drukken.

  • Dit zal u helpen om gemakkelijk uw taken en hun respectievelijke subtaken te definiëren! 
  • U kunt ook gebruik maken van de “outline numbering” functie van Microsoft Project, die automatisch elke taak en de bijbehorende subtaak voor u zal nummeren. 
  • Om dit te doen, gaat u naar “Formatteren” bovenaan in Microsoft Project en klikt u vervolgens op “tabbladen”. Onder “overzichtsnummering” selecteert u het juiste niveau van inspringing. 
  • Als u de volgorde waarin uw taken verschijnen wilt veranderen, sleept u ze gewoon naar de gewenste positie! 
  • U kunt ook een WBS maken van een bestaand projectplan door het te kopiëren en te plakken in Microsoft Project. 

7. Taakkoppeling definiëren

Taakkoppelingen zijn belangrijk om de afhankelijkheden tussen taken te begrijpen! 

  • Microsoft Project kan u hierbij helpen door een “taak afhankelijkheids”-lijn tussen twee taken weer te geven. Dit zal aangeven welke taak moet worden voltooid voordat de andere kan beginnen. 
  • Om een taakafhankelijkheid toe te voegen, selecteert u eenvoudig de twee taken die u wilt verbinden, klikt u vervolgens op “taak” bovenaan in Microsoft Project en selecteert u “link”. 
  • U kunt ook een taakafhankelijkheid maken door de ene taak op de andere te slepen! 
  • Als u later de afhankelijkheid van uw taken wilt veranderen, klikt u gewoon met de rechtermuisknop op een van beide opties (de voorganger of opvolger) en gaat u naar “link” bovenaan. Van daaruit kunt u de afhankelijkheid van uw taak bewerken!

8. Let op datum beperkingen

Datum beperkingen zijn belangrijk om in gedachten te houden bij het plannen van uw project! 

  • Hoewel Microsoft Project deze automatisch voor u zal instellen, is het een goed idee om ze te controleren voordat u aan het project begint. 
  • U kunt dit doen door naar “taak” te gaan bovenaan in Microsoft Project en “eigenschappen” te selecteren. Onder “datum beperkingen,” kunt u zien welk type beperking is toegepast op elke taak, evenals wanneer het begint en eindigt. 
  • Als u een datumbeperking wilt veranderen, dubbelklikt u er eenvoudig op en brengt u de noodzakelijke wijzigingen aan!  
  • Als u wilt wijzigen welke taken worden voltooid op specifieke dagen, sleept u ze gewoon naar de gewenste positie! 

9. Vermijd voorgangers in overzichtstaken

Het is belangrijk om voorgangers niet in de overzichtstaken te zetten, omdat dit het beheer van uw project kan bemoeilijken.  

  • Als u een voorganger wilt opnemen in een van uw overzichtstaken, dubbelklikt u gewoon op de taak en selecteert u “opvolger toevoegen” onder “taak afhankelijkheden” bovenaan! 

takafhankelijkheden

10. Bewaar uw basislijn

Het is belangrijk om uw basislijn op het juiste moment op te slaan!  

  • Om dit te doen, gaat u naar “taak” bovenaan in Microsoft Project en klikt u op “basislijn instellen” onder “planning”. Hier kunt u wijzigen wanneer uw project voor het laatst is gewijzigd (d.w.z. de huidige staat) en wanneer u die staat wilt opslaan als de officiële “basislijn”. 
  • U kunt ook een nieuwe basislijn creëren zonder de huidige status van uw project te hoeven veranderen door naar “update” bovenaan Microsoft Project te gaan. Hier, onder “schedule options,” selecteert u de optie voor het creëren van een nieuwe basislijn. 
  • Als u ooit terug wilt naar een eerdere versie van uw project, kunt u dat doen door “baselines” te selecteren onder “file”. Dit zal een venster openen waar u de gewenste baseline kunt selecteren en wijzigingen kunt aanbrengen!
  • U kunt ook twee basislijnen vergelijken door naar “vergelijk” te gaan onder “basislijnen”. Dit zal u helpen bij het identificeren van wijzigingen die in uw project zijn aangebracht sinds de laatste keer dat u een basislijn bewaarde!
  • Microsoft Project biedt ook verschillende hulpmiddelen voor het rapporteren van uw basislijnen. Om deze te openen, gaat u naar “rapporten” bovenaan Microsoft Project en selecteert u het gewenste basislijn rapport. 

MS Project 2010 Basis

Gedurende de tweedaagse MS Project 2010 Basis training maken wij u bekend met de basismogelijkheden van dit programma. Projectmanagers die planmatig willen gaan werken, leren de mogelijkheden van MS Project 2010 optimaal in hun werkomgeving…

MS Project 2010 Vervolg

Gedurende de eendaagse MS Project 2010 Vervolg training maken wij u bekend met de geavanceerde mogelijkheden van dit programma. U zult leren om te gaan met MS Project 2010 in een complexe projectomgeving. In de…

MS Project 2013 Basis

Gedurende de tweedaagse MS Project 2013 Basis training maken wij u bekend met de basismogelijkheden van dit programma. Projectmanagers die planmatig willen gaan werken, leren de mogelijkheden van MS Project 2013 optimaal in hun werkomgeving…

MS Project 2013 Vervolg

Gedurende de eendaagse MS Project 2013 Vervolg training maken wij u bekend met de geavanceerde mogelijkheden van dit programma. U zult leren om te gaan met MS Project 2013 in een complexe projectomgeving. In de…

MS Project 2016 Basis

Gedurende de tweedaagse MS Project 2016 Basis training maken wij u bekend met de basismogelijkheden van dit programma. Projectmanagers die planmatig willen gaan werken, leren de mogelijkheden van MS Project 2016 optimaal in hun werkomgeving…

MS Project 2016 Vervolg

Gedurende de eendaagse MS Project 2016 Vervolg training maken wij u bekend met de geavanceerde mogelijkheden van dit programma. U zult leren om te gaan met MS Project in een complexe projectomgeving. In de praktijk…

MS Project 2019 Basis

Gedurende de tweedaagse MS Project 2019 Basis training maken wij u bekend met de basismogelijkheden van dit programma. Projectmanagers die planmatig willen gaan werken, leren de mogelijkheden van MS Project 2019 optimaal in hun werkomgeving…

MS Project 2019 Vervolg

Gedurende de eendaagse MS Project 2019 Vervolg training maken wij u bekend met de geavanceerde mogelijkheden van dit programma. U zult leren om te gaan met MS Project in een complexe projectomgeving. In de praktijk…

Meer weten over een training of advies? Bel met onze opleidingsadviseurs 085 02 01 070 of gebruik het contactformulier.